Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Asianajotoimisto Reinikainen & Vainio Oy, (2982644-7)
Olavinkatu 31 A 3, 57130 Savonlinna
puh. 015-578 70, 044-700 5674
sähköposti: toni.reinikainen@reinikainenvainio.fi

Yhteyshenkilö: Toni Reinikainen 

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään potentiaalisten, nykyisten ja entisten yksityisasiakkaiden ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden, sekä vastapuolten henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja peruste

Asianajotoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen asiakkaiden ja muiden tahojen henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden ja toimeksiantojen aikana, esteellisyyksien selvittäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Rekisteröidyn suostumukseen
• Rekisteröidyn toimeksiantoon
• Sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseen, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä
• Asianajotoimintaa koskevien lakien sekä hyvän asianajotavan noudattamiseen
• Tietojen kerääminen esteellisyyksien poissulkemiseksi
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen (rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas)

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen, toimeksiannon hoitamiseen ja esteellisyyksien selvittämiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Etu- ja sukunimi
• Syntymäaika tai henkilötunnus
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite

Lisäksi käsittelemme toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä lakiin perustuvia, toimeksiantojen hoitamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, jotka voivat koskea myös rekisteröidyn rikollista tekoa ja siitä saatua seuraamusta, terveydentilaa, sairautta ja hoitotoimenpiteitä, sosiaalihuollon asiakkuutta ja -tukitoimia sekä muita rekisteröidyn arkaluontoisia tietoja.

Pakollisia tietoja ovat asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot, sopimussuhteissa ja asiakkaan vastapuolena olevat tahot, sopimuskumppanin perustiedot ja luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Asiakkuutta ei voida aloittaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä julkisista lähteistä.

Tietoja saadaan myös asiakasyrityksiltä ja yhteistyökumppaneilta. Tietoja kerätään toimeksiantojen aikana myös vastapuolilta ja viranomaisilta. Nämä tahot toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat toimitetuista henkilötiedoista ja niiden lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan asianajotoimiston työntekijät. Rekisteri, myös sähköisesti tallennetulta osin, sijaitsee fyysisesti asianajotoimiston lukittavissa olevissa tiloissa. Toimiston tiloihin ei ole pääsyä toimiston työntekijöiden ohella muilla kuin kirjanpitäjällä, jolla on oikeus työnsä puolesta päästä käsittelemään rekistereissä olevia tietoja. Ulkopuolisilla henkilöillä ei ole pääsyä rekistereissä oleviin tietoihin ja toimiston tiloissa on aina joku henkilökuntaan kuuluva paikalla, jos toimiston tiloissa on henkilökunnan ulkopuolisia henkilöitä.

Sähköisesti tallennettuihin henkilötietoihin on pääsy vain asianajotoimiston työntekijöillä heidän suojatuilta työasemiltaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Sähköisesti tallennettuihin henkilötietoihin työntekijöillä on pääsy työasemiltaan myös etäyhteydellä toimiston ulkopuolelta. Työntekijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Sähköiseen rekisteriin liittyen toimiston teknisestä tietoturvasta on huolehdittu. Tekninen tietoturva perustuu palomuuriin ja virustorjuntaohjelmistoihin. Sähköisesti tallennetut henkilötiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti. Varmuuskopiot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Asianajotoimisto käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyssä. Näitä ovat kirjanpitäjä ja ATK-järjestelmistä vastaava yhteistyökumppani. Henkilötietoja ei muutoin luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Henkilötietoja käsittelevät ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on voimassaolevat tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on asianajotoimiston asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen esteellisyyksien selvittämiseksi. Rekisteröidyn suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on asianajotoimiston oikeutettu etu; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti (ks. alla). Asianajotoimisto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Asianajotoimisto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toni.reinikainen@reinikainenvainio.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Asianajotoimisto Reinikainen & Vainio Oy, Olavinkatu 31 A 3, 57130 Savonlinna.